Een ding wat altijd lastig blijft, hoe nieuw of oud je bedrijf ook is, is het managen van je IT. Zeker als je bedrijf al wat ouder is, of als je zelf wat ouder bent, en nieuwere technologie meer een mysterie is dan een hulpmiddel. IT is een belangrijk deel van elk bedrijf, maar hoe zorg je er nu voor dat het soepel verloopt en niemand in de war raakt? Simpel; service management software!
De service manager
Nu weet je misschien, net zoals ik voordat ik hierin begon, individueel wat die woorden betekenen, maar niet perse wat de implicatie is van hun combinatie. Het is eigenlijk precies hoe het klinkt; service management software pakt allerlei IT processen die nu nog handmatig worden gedaan, en automatiseert ze. Een service management software pakket schaf je vaak aan bij een service manager. Meestal is dit een extern bedrijf wat je vanaf dat punt helpt bij het automatiseren en versnellen van al je IT processen, zodat jij er niet van wakker ligt als bedrijfsleider of medewerker. Van simpele processen als een IT helpdesk, tot het invoeren van ITIL service management processen.
Communicatie
Een service manager met bijkomende software is natuurlijk fantastisch, en zeker aan te raden, maar er is nog een advies wat ik alle bedrijven graag op het hart wil drukken: onderwijs jezelf en je medewerkers, onderwijs elkaar. IT is er om al je bedrijfsprocessen te versnellen en vereenvoudigen, als je het dat laat doen. Maar dan moeten al je medewerkers (en bedrijfsleiders) wel op de hoogte zijn van hoe alles werkt, anders verward het enkel. Dus ook als je een service manager inhuurt, zorg ervoor dat je je medewerkers blijft uitleggen hoe dingen werken als ze veranderen. Dit kan je doen door middel van cursussen, nieuwsbrieven, als je maar met iedereen communiceert en blijft communiceren. Dit is misschien nog wel belangrijker dan de beste technologie, want als niemand weet dat ze nu hun communicatie anders binnen krijgen of bepaalde dingen online moeten bevestigen, valt je systeem alsnog uit elkaar, hoe goed het ook is.
Een service manager en bijkomende service management software zijn dus zeker aan te raden. Wat dus ook aan te raden is, is goede communicatie binnen je bedrijf. Zorg ervoor dat al je medewerkers (en die oude bedrijfsleiders) precies op de hoogte zijn van de IT processen waar zij mee te maken krijgen. Communiceer ook goed met je service manager over wat je wilt, en wees niet bang om vragen te stellen. Succes!
